9 tareas que un software le ahorra a una pyme cada semana
Estas son las nueve tareas que más vemos en los negocios de Yopal y del resto de Colombia, y lo que pasa con cada una cuando un sistema la hace.
1. Digitar las ventas dos veces
Antes: se vende en un cuaderno o en una caja registradora y luego se pasa al computador. Después: la venta queda registrada una sola vez, en el momento.
2. Facturar electrónicamente una por una
Antes: cada factura se hace en el portal de la DIAN o en otro programa. Después: cada venta sale como documento electrónico desde la caja. Vea la guía de facturación DIAN.
3. Descontar el inventario
Antes: se cuenta el estante para saber qué queda. Después: cada venta descuenta y cada compra suma, con el historial de cada movimiento.
4. Saber qué se está agotando
Antes: se entera cuando el cliente lo pide y no hay. Después: el sistema le muestra la lista de productos por debajo del mínimo.
5. Cuadrar la caja
Antes: se suman tirillas y billetes al final del día. Después: el sistema dice cuánto debe haber en efectivo, tarjeta y transferencias; usted solo cuenta y compara.
6. Pasar pedidos de WhatsApp al sistema
Antes: alguien lee los mensajes y los digita. Después: el pedido entra ordenado. En ChemicalQAP incluso se toma conversando con un asistente de inteligencia artificial.
7. Hacer cotizaciones
Antes: se arma en Word o Excel y luego se vuelve a digitar como venta. Después: la cotización se convierte en venta con un clic.
8. Calcular comisiones
Antes: se revisan servicios o ventas a mano a fin de mes. Después: el sistema liquida la comisión de cada profesional o vendedor.
9. Preparar los reportes para el dueño y el contador
Antes: alguien pasa una tarde armando el Excel. Después: ventas, productos más vendidos y documentos electrónicos están listos para descargar.
Cuánto suma todo esto
Si cada tarea le quita entre 15 y 60 minutos al día, juntas pueden sumar varias horas diarias. Calcule su caso con la fórmula del costo de las tareas manuales.
Por dónde empezar
No hace falta automatizar las nueve a la vez. Empiece por la caja, la facturación y el inventario, que son la base de todo lo demás. Eso es el plan Caja de CoreNegocio. Luego agregue tienda en línea, domicilios, pedidos de vendedores o citas según su negocio.
Preguntas frecuentes
¿El software reemplaza a mis empleados?
Reemplaza las tareas repetitivas, no a las personas. El tiempo que se libera se usa en atender clientes, vender y hacer crecer el negocio.
¿Cuánto tiempo tarda en notarse el ahorro?
La caja, la facturación y el inventario se notan desde la primera semana. Los reportes y las decisiones con datos se notan al primer mes.
¿Mis empleados van a saber usarlo?
Sí. La instalación incluye capacitación en su local, y cada usuario ve solo lo que necesita para su trabajo.